APES

Úvodné poznámky:

Zásady postupu nákupu projektov EPC u privátnych subjektov a postupu verejného obstarávania podľa zákona 25/2006 sú také isté, lebo cieľ je taký istý – získať ekonomicky najvýhodnejšiu ponuku. Pri návrhu postupu sme brali do úvahy možnosti postupov zákona o verejnom obstarávaní, ktorý môže byť pre privátny sektor inšpiráciou. V závere krátko popisujeme alternatívny postup, ktorý sa dá s úspechom aplikovať v privátnom sektore, ale zákon o verejnom obstarávaní ho vylučuje.
Zásady nákupu EPC pre projekty v budovách a vo verejnom osvetlení sú identické. Pri popise postupu pre obe možnosti spolu dochádzalo k formulačným zložitostiam, ktoré zneprehľadňovali text, a preto pripravíme dokumenty osobitne pre budovy a osobitne pre verejné osvetlenie.

Postup prípravy nákupu / obstarávania má 5 krokov:

Prvý krok – posúdenie bariér financovania

Ako sme vysvetlili v dokumente o financovaní EPC projektov v našej Škole EPC, poskytovatelia garantovanej energetickej služby poskytujú financovanie svojich projektov za podmienok, ktoré prevládajú na finančnom trhu. Nedá sa očakávať, že poskytovatelia EPC (ESCO podniky, teda privátne obchodné firmy) by financovali projekty u subjektov, pre ktoré je z hocijakých dôvodov komerčné financovanie nedostupné, alebo kde existujú zákonné bariéry pre tento typ dlhodobého financovania. Pre potenciálneho prijímateľa služby je dôležité, aby kriticky a pravdivo zhodnotil svoju pozíciu z tejto perspektívy. Keďže ďalší postup je náročný na čas, úsilie a niekedy aj peňažné výdavky potenciálneho prijímateľa služby, je rozumné v tejto veci získať jasné stanovisko, kým sa v procese prípravy nákupu / obstarávania bude pokračovať. Boli sme svedkami sklamaní, keď po dlhodobom úsilí potenciálneho zákazníka sa ukázalo, že takáto bariéra financovania existuje a že mohla byť relatívne rýchlo identifikovaná už na začiatku úvah o použití EPC modelu. Budúcnosť nie je nikdy istá, ale v každom prípade by mal potenciálny zákazník mať oprávnený predpoklad toho, ako sa EPC financovanie uskutoční v jeho konkrétnom prípade.

Druhý krok – fakty, údaje

Je potrebné zhromaždiť primerané údaje o stave a prevádzkovaní budov. Máme na mysli napríklad:

• Merné spotreby tepla
• Účinnosť kotolne
• Údaje o TÚV
• Spotreba el. energie na osvetlenie, klimatizáciu, energ. systém
• Spotreba pitnej a úžitkovej vody
• Prevádzkové postupy a náklady na obsluhu a údržbu
• Popis technického stavu budov
• Popis využívania budov
• Relevantné ceny a tarify nakupovaných energetických vstupov, technika merania spotreby
• Vnútorné teploty, parametre kvality osvetlenia

Tieto údaje je potrebné mať za posledný rok (t.zv. základná perióda), s výhodou za posledné tri roky. Pod pojmom „primerané údaje“ máme na mysli, že keď cielite na modernizáciu práčovne, prípravy bazénovej vody, klimatizáciu pekárne, kina, hotelu a pod., je potrebné zaobstarať aj relevantné prevádzkové parametre.

Údaje z faktúr za energiu sú ľahko dostupné. Vyčíslenie mernej spotreby tepla vyžaduje poznať aj vykurovanú plochu, resp. objem – technická dokumentácia najmä starších budov je často obmedzene dostupná. V najhoršom prípade je treba použiť laserové merače vzdialenosti, ktoré sú dnes relatívne lacno dostupné, a údaje doplniť. Údaje o teplote v jednotlivých miestnostiach alebo miestach spotreby TÚV sú často závislé iba od pocitov užívateľov budov. Dobre vedené interview s užívateľmi budov často odhalí skutočnosti, o ktorých sa majiteľovi / správcovi budov ani nesnívalo.

Tieto údaje sú pre spracovanie ponuky na EPC projekt z pohľadu poskytovateľa kľúčové. Ak sú správne, podrobné a dôveryhodné, vedú k dobrej ponukovej cene pre prijímateľa služby. Ak poskytovateľ služby (ESCO firma) vníma riziká v podkladoch, ako komerčný subjekt reaguje zvýšením požadovanej ziskovej marže (risk vs. reward ratio). Takto uvažujú všetci konkurenti. Dôveryhodnosť údajov potenciálny poskytovateľ služby posudzuje pri príprave ponuky – chyby podkladov alebo obmedzenie komunikácie s prevádzkovateľmi a užívateľmi budov sa prejavia v znížení počtu záujemcov o súťaž a vo výške cenových ponúk.

V prípade veľkých a zložitých projektov doporučujeme vytvoriť formálny dokument – správu o skutočnom stave, a podrobiť ju v organizácii potenciálneho zákazníka oponentúre. Takýto dokument bude nepostrádateľným základom pre proces nákupu / obstarávania.
V prípade menších, jednoduchých projektov je k rozsahu tohto dokumentu treba pristupovať primerane, ale aj tak je takýto dokument nevyhnutne potrebný, a horeuvedené úvahy o správnosti a dôveryhodnosti sú aj v tomto prípade platné.

Výkonní pracovníci prípravu takýchto dokumentov – „domácich úloh“ – nenávidia. Prax ukázala, že ak neexistujú, v ďalšej príprave projektu sa bude treba k tejto téme vrátiť a ju aj doriešiť – za cenu straty času, nervov, dôvery a nákladov.

Tretí krok – úvodný odhad rozsahu prác a úvodný prieskum

Toto je pravdepodobne najobtiažnejší krok z celého postupu. Je potrebné vytvoriť prvú predstavu o rozsahu prác, ktoré by sa mali realizovať v rámci EPC. Pomôže, ak je k dispozícii energetický audit alebo ak vieme porovnať s podobnou, už modernizovanou budovou. V prípade jednoduchej budovy stačí vytvoriť si prehľad o najfrekventovanejších spôsoboch riešenia. V prípade súboru zložitejších budov je potrebné spracovať prvú predstavu variantov opatrení s pracovníkmi vlastnej organizácie alebo s (nepríliš drahou a rozsiahlou) externou konzultáciou (opäť možnosť využiť energetický audit). Opatrenia je potrebné rýchlym prieskumom trhu oceniť.

Keďže v tejto fáze neexistuje projekt technického riešenia – a často ani dokumentácia skutkového stavu – je toto ocenenie nepresné, rizikové a často aj vôbec ťažko získateľné. So stanovením úspor v tejto fáze je to ešte zložitejšie. Dodávatelia uvažovaných opatrení budú indikovať, aké úspory sa realizáciou ich opatrení dosiahnu – obvykle sú to veľmi optimistické odhady. Tieto je nutné sa pokúsiť upresniť pomocou iných konzultácií a čerpaním z rôznych dostupných informačných zdrojov do tej miery, ako je to len možné. Tieto údaje poskytnú potenciálnemu zákazníkovi v prvom priblížení náklady na projekt a jednoduchú návratnosť z úspor.

Varujeme, že takto získaný rozsah opatrení / náklady / návratnosť môžu byť ďaleko od skutočného EPC riešenia, ktoré vznikne na konci procesu. Potenciálny zákazník EPC získa ale obraz o situácii a celý rad údajov a poznatkov, ktoré mu vlastne umožnia urobiť rozhodnutie o ďalšom postupe (nepokračovať ďalej alebo formulovať súťažné podmienky) a v prípade pokračovania klásť inteligentné informované otázky všetkým ďalším účastníkom procesu, čím prirodzene zlepšuje svoju rokovaciu pozíciu.

Postup prípravy projektu EPC stojí čas a úsilie a je nutne iteratívny: v každom štádiu je rozumné manažérsky hodnotiť, aké kontúry bude pravdepodobne projekt EPC mať a či je s prihliadnutím na priority, stratégiu a ciele potenciálneho zákazníka vhodné pokračovať. Môže sa stať, že iterácia nekonverguje k realizovateľnému EPC riešeniu.

Vráťme sa k myšlienke, že takto získaná predstava o rozsahu opatrení / nákladov / návratnosti môže byť ďaleko od skutočného EPC riešenia. Riziko je, že úvahy potenciálneho zákazníka povedú k vypísaniu súťaže, do ktorej sa žiadny poskytovateľ garantovanej energetickej služby neprihlási, lebo nenájde riešenie. Hrozí teda, že potenciálny prijímateľ služby venoval čas a úsilie niečomu, čo neprinesie praktický úspešný výsledok. Výhody úspešného projektu EPC sú ale také, že toto riziko sa javí ako primerané. Vždy však pri zahájení procesu prípravy EPC projektu musíme mať na zreteli, že nie všetky problémy sa dajú riešiť EPC modelom a že neúspech sa nedá vylúčiť.

Štvrtý krok: Formulácia zadania nákupu / obstarávania

Kľúčovým parametrom výberu projektu EPC v súťaži musí byť, že kto garantuje najviac EUR úspor za 1 EURO nákladov, vyhráva! Má to znamenať, že prijímateľ služby má nechať urobiť z poskytovateľa garantovanej energetickej služby s predmetnými budovami hocičo, čo bude chcieť? Nie, ale treba to v zadaní súťaže vyjadriť pomocou požiadaviek, obmedzujúcich podmienok a limitov. Napríklad:

• minimálne úspory projektu musia byť najmenej XY kWh ročne
• máte na posúdenie xy budov, modernizujte všetky, ktoré sa zmestia do návratnosti yz rokov
• pri modernizácii budovy AB musíte povinne v rámci projektu realizovať úpravy fasády podľa priloženej dokumentácie

Požiadavky, obmedzujúce podmienky a limity, čo sa smie a nesmie použiť pri riešení, je potrebné minimalizovať, lebo ich nadmerné použitie môže „zabiť“ projekt. Tieto požiadavky, obmedzujúce podmienky a limity treba formulovať tak, aby bolo možné použiť aj variantné riešenie, ktoré nakupujúci / obstarávateľ pri tvorbe zadania nemal na mysli. Ináč sa nevyužije výhoda a pozitívny potenciál konceptu EPC, to znamená, že sa vygeneruje ekonomicky optimálne riešenie – a obstarávateľ môže čeliť odvolaniam účastníkov.

Piaty krok: rozhodnutie o postupe nákupu / obstarávania

V súkromnom sektore je potrebné nakúpiť EPC v súlade so zásadami nákupu, platnými v organizácii potenciálneho zákazníka, nech už sú postupy značne formalizované alebo iba minimálne. Vo verejnom sektore sa treba pridržať postupov podľa zákona o verejnom obstarávaní. V privátnom sektore sa bez obmedzení tohto zákona dajú často usporiť náklady a čas, ale ak je cieľ taký istý, to je optimálny nákup, potom nie sú podstatné rozdiely. Pre nákup / obstarávanie doporučujem použiť zmluvné podmienky pre garantované energetické služby podľa Zák. 321/2014 Z.z. §18.

V súkromnom sektore sa dá použiť aj dvojstupňový postup, ktorý zákon o verejnom obstarávaní neumožňuje. Na vyzvanie zákazníka urobí potenciálny dodávateľ EPC t.zv. „predbežný audit“ a na jeho základe predloží zákazníkovi návrh zmluvy o budúcej zmluve. Dodávateľ sa zaviaže dosiahnuť určité parametre, napríklad minimálne úspory, maximálnu cenu projektu, dĺžku prác na modernizácii, splátkový kalendár, indikatívny rozsah prác, formuláciu garancie a iné vzájomne výhodné ujednania. Zmluva o budúcej zmluve ďalej stanoví, že dodávateľ EPC vykoná „detailný audit“, (ktorý vecne zahrnuje aj projektové práce a predrokovanie nákupu subdodávok), a do určitého času predloží návrh EPC zmluvy, ktorá bude v súlade s ujednaniami zmluvy o budúcej zmluve. Ak by zákazník EPC zmluvu pri splnení týchto podmienok odmietol podpísať, preplatí dodávateľovi kompenzáciu vo výške nákladov na detailný audit s primeraným ziskom. Jadro myšlienky je v tom, že pri modernizácii starých budov často dochádza k neočakávaným vyvolaným investíciam (pri modernizácii vykurovania je treba vymeniť trafo aj el. rozvadzače, pri znížení výkonu kotolne o polovinu je potrebné vybudovať nový požiarny múr, ktorý podľa starých predpisov nebol treba a i.) a ďalej že spracovanie projektu okrem odhalenia vyvolaných investícií podstatne spresní rozpočet modernizácie. Pri jednostupňovom procese potenciálny dodávateľ nemá toľko času a peňazí, aby odhalil všetky technické problémy a spracoval realizačný projekt a pracuje preto s odhadmi a rezervami, čo v konečnom dôsledku vedie k vyššej ponukovej cene. Dvojstupňový postup odstraňuje riziká na strane dodávateľa a vedie k nižšej cenovej úrovni.

Pri menších projektoch aj privátne firmy používajú jednostupňový proces, lebo ten je pochopiteľne menej nákladný a rýchlejší.

Otázka: S poradcom alebo bez poradcu?

(APES zastupuje aj poskytovateľov EPC aj poradcov v tomto odbore a nemá motiváciu preferovať žiadny z diskutovaných prístupov)

Existuje myšlienkový smer, ktorý hovorí, že už po kroku 2 si treba najať odborného poradcu. Zdôvodnenie je, že aj tak sa v kroku 3, ktorý robí potenciálny zákazník sám, nedá s určitosťou stanoviť, či riešenie cez EPC projekt bude realizovateľné alebo nie. Preto celý problém treba zadať profesionálnemu poradcovi, aby kvalifikovane odpovedal na zásadnú otázku, či riešenie formou EPC projektu je životaschopné a za akých podmienok. Protiargument je, že je často neľahké a rizikové vybrať správneho poradcu a nechať na ňom všetku zodpovednosť, že zoznámenie sa s realitou trhu v rámci kroku 3 umožní potenciálnemu zákazníkovi skutočne riadiť proces a nie sa pasívne spoľahnúť na výsledky poradcu.

Iný myšlienkový smer spochybňuje potrebu práce s poradcom. Je to u organizácií, ktoré majú (alebo vychádzajú z predpokladu, že majú) profesionálny tím na problémy energetiky aj nákupu / verejného obstarávania. Takéto organizácie ale najčastejšie koncipujú, projektujú, organizujú financovanie, nakupujú po jednotlivých subdodávkach a realizujú opatrenia bez potreby poskytovateľa EPC. Nemajú tak garanciu úspor a veľmi často ani dosiahnuté úspory korektne nevyhodnocujú.

Aká je činnosť poradcu:

• preverí dokument z kroku 2 a doplní ho vlastnými poznatkami,
• prediskutuje s potenciálnym zákazníkom jeho priority a obmedzenia,
• urobí inšpekciu budov a zariadení a urobí interview s obsluhou a užívateľmi,
• zreviduje všetko od (prípadného) energetického auditu po vstupný návrh možných opatrení,
• doplní návrh opatrení o vlastný návrh a výpočet úspor jednotlivých variantov a vlastný prieskum nákladov.

Pretože má špecifické porovnania z iných projektov a znalosť dodávateľov, vie rýchlejšie a spoľahlivejšie spresniť predstavu o rozsahu, nákladoch a návratnosti projektu a predložiť ich potenciálnemu zákazníkovi EPC na schválenie. Pozná trh EPC a vie z tohto pohľadu prispieť k formulácii zadania výzvy na predkladanie ponúk, aby sa čím viacej využilo konkurenčné prostredie. Vie vysvetliť potenciálnemu prijímateľovi garantovanej energetickej služby, aké sú výhody a nevýhody jednotlivých požiadaviek a formulácií v zadávacej dokumentácii súťaže a udržať výzvu na predkladanie ponúk v takom stave, aby sa dalo úspešne vybrať ekonomicky najvýhodnejšie riešenie pri splnení podmienok podstatných pre potenciálneho zákazníka. Umožní obstarávateľovi vyhnúť sa zbytočne zložitým a časovo náročným postupom obstarávania (súťažný dialóg).

Formulácia podmienok nákupu / obstarávania tímom potenciálneho zákazníka EPC nemusí byť horšia ako od poradcu. Presnosť očakávaní ponúkaných riešení a nákladov bude pravdepodobne nižšia, ale výsledok súťaže aj v tom prípade môže byť taký istý. Povšimli sme si, že často v prípadoch verejnej súťaže na EPC pripravenej tímom potenciálneho zákazníka neprišla ani jedna ponuka. To sa s poradcom nestáva.

Služby poradcu sú spojené s nákladmi pre prijímateľa garantovanej energetickej služby. Dohoda môže byť taká, že za relatívne nízku cenu poradca pomôže rozhodnúť, či má problém zákazníka riešenie cez EPC model alebo nie. Vyššia kompenzácia je potom za všetky práce potrebné pre prípravu súťažných podkladov. Dá sa pracovať aj s odmenou za úspech (succes fee).

K veci procesu nákupu / obstarávania projektov EPC sa možno vyjadriť tak, že „diabol je v detailoch“ a kvalita formulácie zadania súťaže je kľúčová. Čím väčší a zložitejší je problém, tým oprávnenejšie sa javí použitie poradcu. Pri členitosti problematiky nie je možné poskytnúť presnejší návod, „kedy ešte nie a kedy už áno“ sa oplatí použiť (to je zaplatiť) poradcu. Ostatne pozorujeme, že použitie poradcov v jednotlivých organizáciách potenciálnych zákazníkov EPC závisí od veľkosti, kultúry a štýlu riadenia jednotlivých organizácií viacej ako od konkrétneho prípadu projektu EPC.